Hankinta, WordPress-verkkopalvelukokonaisuuksien kehitys- ja ylläpitokumppani, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hyväksyä hankintayksikön tekemän hankintaoikaisun koskien yhteisten palvelujen johtajan tekemää WordPress-verkkopalvelukokonaisuuksien kehitys- ja ylläpitopalveluiden hankintaa 2.7.2025 § 31. Lautakunta päätti oikaista päätöstä, koski siinä oli tarjoajien hinta- ja laatupisteiden laskentaan ja siten hankintapäätöksen lopputulokseen vaikuttanut virhe. Oikaisun tuloksena WordPress-verkkopalvelukokonaisuuksien kehitys-ja ylläpitopalvelut hankitaan toimittajalta HiQ Public Oy.

Hankinnan arvonlisäveroton kokonaishinta neljälle vuodelle on arvioltaan 218 400 euroa.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan yhteisten palvelujen johtaja päätti tehdä hankinnan koskien WordPress-verkkopalvelukokonaisuuksien kehitys- ja ylläpitopalvelua Codemen Oy:ltä (2577936-4). WordPress-verkkopalvelukokonaisuuksien kehitys- ja ylläpitopalvelua hankitaan neljäksi (4) vuodeksi. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaishinta neljälle vuodelle on arvioltaan noin 184 000 euroa.

Helsingin Kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ylläpitää opetukseen ja oppimiseen liittyviä WordPress-pohjaisia verkkopalvelukokonaisuuksia. Näiden ylläpitoon, pienkehitykseen ja tietoturvan toteuttamiseen tarvitaan ulkopuolinen kumppani. Nykyisen palveluntuottajan kanssa solmittu sopimus kehityksestä ja ylläpidosta on päättymässä. Hankinnan kohteena ovat toimialan WordPress-verkkopalvelukokonaisuuksien ylläpito, kehitys ja jatkokehitys.

Hankintamenettely

Hankinta perustuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan 22.5.2025 päivättyyn tarjouspyyntöön 563538 / WordPress-verkkopalvelukokonaisuuksien kehitys- ja ylläpitokumppanin hankinta. Hankinnan kilpailutus toteutettiin nopeutetulla avoimella menettelyllä ja hankinnasta julkaistiin EU-hankintailmoitus sähköisessä Hilma-ilmoituskanavassa (hankintailmoitukset.fi) ja TED:ssä.

Tarjouspyynnön mukaan tarjoukset tuli jättää 16.6.2025 klo 16.00 mennessä. Alun perin tarjousten jättämisen määräaika oli 9.6.2025 klo 16, mutta määräaikaa pidennettiin. Tarjousten jättämisen määräaikaa pidennettiin viikolla alkuperäisestä, jotta mahdollisilla tarjoajilla olisi enemmän aikaa tutustua tarjouspyyntömateriaaliin.

Tarjouksia saapui määräaikaan menneessä kuusi (6). Tarjouksen tekivät:
Codemen Oy
Exove Oy
Gofore Verify Oy
Hion Digital Oy
HiQ Public Oy
Siili Solutions Oyj

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin edellä mainittua nopeutettua avointa menettelyä. Nopeutetun menettelyn käyttöä perusteltiin sillä, että hankinnalla oli hankintayksiköstä riippumaton kiire, joka liittyi oppilaitosten välttämättömiin WordPress-ylläpitoihin ja niiden tietoturvaan.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettiin tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Tarjousten vertailuperusteena oli hinta 70 prosentin painotuksella ja laatu (haltuunottoprojektin kuvaus) 30 prosentin painotuksella. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan oli täytettävä ESPD-lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet. Tarjousten hintoja vertailtiin pisteyttäen ne siten, että edullisin hinta sai 70 pistettä ja muita verrattiin siihen tarjouspyynnössä ilmoitetulla kaavalla. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala tutustui tarjoajien antamiin haltuunottoprojektien kuvauksiin ja pisteytti niiden laadun tarjouspyynnössä esitetyn mukaisesti.

Tarjoajien saamat pisteet (hinta+laatu) muodostuivat seuraaviksi:
Codemen Oy 77p
HiQ Public Oy 73,84p
Exove Oy 70,06p
Gofore Verify Oy 58,44p
Siili Solutions Oyj 57,72p
Hion Digital Oy 55,37p

Tarjoajien vertailuhinnat olivat seuraavat:
Codemen Oy 183 570€
HiQ Public Oy 218 400€
Exove Oy 229 200€
Gofore Verify Oy 249 800€
Siili Solutions Oyj 269 265€
Hion Digital Oy 310 584€

Tarjoajien laatupisteet olivat seuraavat:
Codemen Oy 7p
HiQ Public Oy 15p
Exove Oy 14p
Gofore Verify Oy 7p
Siili Solutions Oyj 10p
Hion Digital Oy 14p

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä edellytetyt vähimmäisvaatimukset.

Hinta- ja laatupisteiden yhteissumman perusteella kilpailutuksen voittajaksi valittiin Codemen Oy.

Sopimuksen syntyminen

Päätös on ehdollinen, kunnes Codemen Oy:n rikosrekisteriote ja tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset on tarkistettu ja hyväksytty.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunta on oikeuttanut yhteisten palvelujen johtajan päättämään arvonlisäverottomalta arvoltaan 200 000 euroa alittavista hankinnoista (HEL 2023-005321, 23.5.2023 § 101).