Hankinta, yhteishankinta, sähköenergia ja salkunhoitopalvelu, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Johdanto

Helsingin kaupunki on kilpailuttanut sähköenergian ja salkunhoitopalvelun yhteishankinta vuonna 2019. Helen Oy (myöhemmin ”Helen”) voitti kilpailun molemmat osa-alueet. Solmitun sopimuksen perusteella Helenin vastuulla on: fyysinen sähkön toimitus Suomen hinta-alueella, sähköntoimituksen hintasuojauspalvelu ja salkunhoitopalvelu. Sopimukseen liittyy kahden vuoden optiokausi, joka otettiin käyttöön hankintajohtajan päätöksellä.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala ei ole liittynyt puitejärjestelyyn vaan se on solminut omat sähkösopimuksensa itse. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on noin 250 voimassa olevaa sähkösopimusta. Tällä hetkellä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla ei ole sähköhinnan suojausta. Nykyisellään toimiala maksama sähkön hinta on todennäköisesti suurempi kuin toimialoilla, jotka kuuluvat päätösehdotuksessa esiteltyyn puitejärjestelyyn. Puitejärjestelyyn kuuluvilla toimialoilla sähköhankinta ja suojausjärjestelyt ovat tuottaneet huomattavaa taloudellista säästöä verrattuna siihen tilanteeseen, jossa suojauksia ei olisi tehty. Liittyminen puitejärjestelyyn tuo ennakoitavuutta sähkökuluihin sekä helpottaa kulujen ennustettavuutta ja budjetointia. Lisäksi sähkösopimusten hallinta helpottuu, kun noin 250 sähkösopimuksen sijasta sopimuksia olisi yksi. Puitejärjestelyyn liittyminen myös hyvin suurella todennäköisyydellä olisi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalle edullisempaa kuin nykyinen järjestely.

Päätösehdotuksen hyväksymällä kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala liittyy kanslian kilpailuttamaan voimassa olevaan sähköenergian ja hintasuojauspalvelun puitejärjestelyyn, ja kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta oikeuttaa yhteisten palveluiden johtajan allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset, sekä harkintansa mukaan päättämään kiinnitysten tekemisestä Helen Oy:n analyytikon suositusten perusteella. Päätöksen jälkeen toimialalle perustetaan sähkösalkku, joka olisi kooltaan noin 30 gigawattituntia vuodessa.

Hankintamenettely

Helsingin kaupunki on kilpailuttanut yhteishankintana sähköenergian ja hintasuojauspalvelun (H065-19 / Dnro HEL 2021-001063) ajalle 1.1.2022–31.12.2025. Hankintaan kuulunut optiokausi on otettu käyttöön 13.9.2024 (Hankintajohtaja 13.09.2024, § 75). Puitejärjestely on voimassa 31.12.2027 saakka.

Kilpailutus perustui Helsingin kaupunginkanslian 24.2.2021 päivättyyn tarjouspyyntöön H065-19 / Dnro HEL 2021-001063. Hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä. Hankintaan sisältyi kaksi osa-aluetta:

1) Avoin, fyysinen sähkön toimitus Suomen hinta-alueelle sekä sähköntoimituksen hintasuojauspalvelu

2) Salkunhoitopalvelu

Vertailu osoitti, että hinnaltaan halvimman laadulliset kriteerit täyttävän tarjouksen on tehnyt molemmissa osa-alueissa Helen Oy.

Kansliapäällikkö teki päätöksen hyväksyä Helen Oy:n tarjouksen sähköenergian ja salkunhoitopalvelun yhteishankinnassa ajalle 1.1.2022–31.12.2025 (Kansliapäällikkö 30.04.2021, § 105).

Selvitys sähkön hinnasta ja suojautumiskeinoista hintavaihtelulle

Sähkön hinnan suhteen on viime vuosina nähty aikaista suurempaa vaihtelua ja energian hinnat ovat nousseet vuoden 2022 jälkeen Venäjän hyökkäyksen seurauksena. Hintavaihtelun aiheuttamilta riskeiltä voidaan suojautua sähkön salkunhoitopalvelulla. Sähkön salkunhoitopalvelu on palvelu, jossa sähkön hankinnasta ja hintasuojauksista vastaa asiantuntijataho ennalta sovitun strategian mukaisesti. Salkunhoitopalvelun tavoitteena on hallita sähkön hinnanvaihtelusta johtuvia riskejä ja parantaa kustannusten ennustettavuutta. Sähkösalkun avulla voidaan sähkösopimusten hintoja kiinnittää ennalta sovitulle tasolle pyrkien välttämään mahdollisen hintavaihtelun aiheuttamat suuremmat sähkökulut.

Suojaaminen tapahtuu pörssistä ostettavilla sähkön futuurisopimuksilla. Suojauksen hinta muodostuu futuurisopimuksen päivän hinnasta ja hintasuojauspalvelun marginaalista. Hintasuojauspalvelun marginaali on 0,05 euroa megawattitunnilta yli 0,5 megawattitunnin suojauksille ja tätä pienemmille suojauksille se on 0,15 euroa megawattitunnilta. Kiinnitykset tarjoavat markkinahintaa tasaisempaa sähkön hintaa, jonka takia se on suosittu malli isojen organisaatioiden parissa. Kiinnitykset mahdollistavat ajallisen hajauttamisen sähkön hinnan suhteen; hintoja voidaan kiinnittää prosentuaalisin määrin porrastetusti tietyn ajan hintaan.

Kiinnitysten avulla voidaan esimerkiksi ennen budjettineuvotteluja kiinnittää suurin osa seuraavan vuoden sähkön hinnasta. Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla sähkö ei ehditä kiinnittämään ainakaan kokonaisuudessaan ennen syksyllä 2025 käytäviä vuoden 2026 budjettineuvotteluja. Näin ollen sähkön hintojen laajempi kiinnitys on mahdollista aikaisintaan vuoden 2027 budjettineuvottelujen yhteydessä, jotka käydään syksyllä 2026.

Sähkön suojaus on ollut onnistunutta puitejärjestelyyn liittyneillä hankintayksiköillä. Vertailukausilla 2019–2021 ja 2022–2024 kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan sähkökulut nousivat 80 prosenttia, kun taas salkkuun kuuluvien hankintayksiköiden kulut nousivat 27 prosenttia.

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan sähkön kulutus

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan sähkökulut olivat 4,6 miljoonaa euroa vuonna 2024. Toimialan sähkön kulutus on noin 30 gigawattituntia vuodessa. Sähkösopimuksia toimialalla on noin 250 kappaletta. Toimialan sähkösopimuksissa on käytössä kolme hinnoittelumallia: perus-, aika- ja tehosähkö. Toimialan kohteista 108:lla on tehosähkö, 132:lla perussähkö ja viidellä aikasähkö. Aikasähköhinnoittelulla yöaikaan kulutetusta sähköstä maksetaan päiväaikaan kulutettua sähköä vähemmän. Nykyhinnoittelun ja rakennusten käytön perusteella aikasähkön käyttö ei ole kannattavaa missään toimialan kohteessa. Tehosähkösopimus voi olla pakollinen tietyissä kohteissa sulakekoon takia, mutta Helenin mukaan kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla ei ole juuri lainkaan tällaisia kohteita. Nykyisellä hinnoittelulla tehosähkösopimuksia ei ole kannattavaa tehdä muuten kuin pakon sanelemana. Toimialan sähkön kulutuksesta kuitenkin 89 prosenttia tulee tehosähkösopimuksen alaisista kohteista. Tällä hetkellä toimialan sopimuksissa ei ole hinnan suojausta.

Sähkön kulutus ja sähkösalkut Helsingin kaupungin alaisuudessa

Kaupunkikonsernin vuoden 2024 sähkönkulutus oli kokonaisuudessaan 517 gigawattituntia, josta emo-organisaation osuus oli 234 gigawattituntia. Emo-organisaation osuudesta noin 85 prosenttia on keskitetyn sähkösalkkusopimuksen piirissä. Salkkuun kuulumattomilla irtosopimuksilla ostetaan sähköä emo-organisaatiossa noin 50 gigawattituntia vuodessa. Näistä sopimuksista suurin osa on kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla 30 gigawattitunnilla vuodessa ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 10 gigawattitunnilla vuodessa.

Puitejärjestelyn alaisia salkkuja Helsingin kaupungilla on tällä hetkellä viisi. Kaupunkiympäristön toimialalla on kaksi salkkua. Kaupunkiympäristön toimialan yleisten alueiden salkun koko on 40 gigawattituntia vuodessa ja toimialan toimitilojen salkun koko on 67,8 gigawattituntia vuodessa. Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan salkun koko on 53,9 gigawattituntia vuodessa. Staralla olevan salkun koko on 6,5 gigawattituntia vuodessa ja Kaupunkiliikenne Oy:n (entinen Helsingin kaupungin liikennelaitos) salkun koko on 159,7 gigawattituntia vuodessa.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Ellei toimivallasta ole muutoin säädetty tai määrätty, toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (Hallintosääntö, 10 luku 1 § 3 momentti 3).

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta on näin ollen toimivaltainen päättämään asiasta.

Päätös tullut nähtäväksi 15.09.2025

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.